商务礼仪之电子邮件篇

现实环境中，我们在待人处事之间，常会根据对方的言行谈吐、用字遣辞来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的讯息。相对地，自己也会因应不同的场合、对象来表现自己的意见与想法。

在使用Email时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、声调、表情，因此在文字上的表达就更显得重要。通常在撰写寄发Email时，有以下几点需要特别注意的：

  V5 x' J' B; Q2 {*.内容简单明了

: E9 |1 U! s9 l" {* V大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。

*.语意清楚：

写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。

7 z+ W0 h3 v' U! i( k0 W*.避免情绪化用词：

建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
8 B( x- n+ h( {. P) T
# {1 w  |( z/ A% Y3 f4 t*.适当的引言：
2 e9 S; s+ z7 E
! p7 N# Y* o; f3 g( Z* o) Y- C在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。
* X1 |: `# I  f( _0 q7 q0 {
*.记得署名：

0 c+ d6 z8 u4 E! y2 c对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。

*.文法/错别字检查：
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% g- H" _! G1 k8 \, C, x, W在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。
3 _/ V. N2 \! F) M1 I
以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！

8 i% h" q# ~' a6 ~0 ]来源：智邦生活馆