商务礼仪之电子邮件篇

现实环境中，我们在待人处事之间，常会根据对方的言行谈吐、用字遣辞来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的讯息。相对地，自己也会因应不同的场合、对象来表现自己的意见与想法。

在使用Email时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、声调、表情，因此在文字上的表达就更显得重要。通常在撰写寄发Email时，有以下几点需要特别注意的：

*.内容简单明了

大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。
7 T8 B5 k& w$ z# a( K0 J; {
*.语意清楚：

写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。

*.避免情绪化用词：

% \3 ~) W  M, a. V4 W1 ?建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
* \* H  E3 X1 z5 p8 |' y
# ?* m, I# P" D8 C+ }+ P*.适当的引言：
! \/ g) Y7 I1 j" v; W# K# |0 \# r* b
在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。

*.记得署名：
- U6 _% J# I$ v0 i4 ?# `* A7 o: Z
对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。
; I/ _) B4 N2 C
*.文法/错别字检查：

) Y7 ^" B1 ]9 }8 t在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。
6 ~* M) o1 `" M- K: s/ Y
1 e3 F  w* T& [' b( n, O以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！

来源：智邦生活馆